Chyba większość przedsiębiorców wie o tym, że sprawnie działający magazyn jest bardzo istotny. Warto jednak wziąć pod uwagę rodzaj prowadzonej działalności, ponieważ ma to wpływ na wielkość magazynu. Dla przykładu prowadząc sklep spożywczy w gruncie rzeczy nie potrzebujemy przepastnego magazynu, ponieważ większość towarów od razu rozkładamy na półki. Oczywiście pomieszczenie magazynowe istnieje w większości sklepów osiedlowych, jednak zazwyczaj przechowuje się tam ostatnie dostawy, które szybko trafiają na sklep.
Tym samym nie potrzeba rozbudowanego sytemu magazynowego, a bardzo często wszystko funkcjonuje zupełnie bez niego. Zupełnie inaczej sytuacja wygląda w zakładach produkcyjnych. Nawet najmniejsze zakłady potrzebują sprawnie zarządzanego magazynu, ponieważ ma to znaczenie dla całej produkcji. Jednak jak sprawić, żeby magazyn pracował poprawnie, a przy okazji stany magazynowe były na odpowiednim poziomie. Najlepszym rozwiązaniem w tym przypadku jest wdrożenie w firmie informatycznego systemu zarządzania magazynem.
Często są one oznaczane skrótem WMS, co z języka angielskiego oznacza Warehouse Management System, czyli po prostu System Zarządzania Magazynem. Programy takie są z reguły stosunkowo drogie, jednak korzyści płynące z ich stosowania są nieprzecenione. Alternatywą pozostaje prosta księga przychodów i rozchodów, w której ewidencjonuje się każdy towar. Jednak w dobie XXI wieku warto sięgać po rozwiązania informatyczne, które po prostu działają sprawniej niż klasyczna kartka papieru i długopis. Interesującą opcją nadal pozostaje jednak program wchodzący w skład pakietu MS Office, czyli Excel.
Stworzenie prostej tabeli z przychodami i rozchodami w tym programie jest łatwe i może być dobrym zaczątkiem do wprowadzenia programu klasy WMS. Niestety, istotnym minusem stosowania Excela jest to, że program nie zapisuje poprzednich stanów dokumentu. Tym samym nie mamy poglądu na to co było zapisane przez nas wcześniej, więc w konsekwencji możemy nie naprawić swoich błędów. Dlatego w tym momencie warto wrócić do programów komputerowych i wymienić ich zalety. Po pierwsze typowy program WMS bazuje na wystawianiu dokumentów.
W systemie wprowadzone są podstawowe dokumenty, które zna każda firma. Mowa tutaj o WZ, PZ, RW czy PW. Dzięki temu, że mamy możliwość wydrukowania dokumentu dużo łatwiej opanować sytuację w momentach, kiedy zauważymy błąd lub niezgodność stanu rzeczywistego z tym co jest w komputerze. Ponadto większość programów ma możliwość zapisania historii dokumentacji, więc nie musimy marnować ton papieru. Oprócz tego program magazynowy posiada możliwość wprowadzania zdjęć produktów, co znacznie ułatwia pracę większości pracowników przedsiębiorstwa.
Ciekawą funkcją jest również możliwość wprowadzania cen. W ten sposób program jest w stanie wyliczać nasze zyski bez konieczności prowadzenia dodatkowej ewidencji w Excelu. Przydatną funkcją programu WMS jest możliwość ustawienia zapasów bezpieczeństwa dla towarów. Oczywiście programy magazynowe mogą być dodatkowe rozszerzane o nowe moduły. W ten sposób możemy zainstalować moduł księgowości czy zamówień. Ten pierwszy obsługuje oczywiście całą księgowość i oblicza podatki. Natomiast drugi jest nieco bardziej zaawansowany. Umożliwia wprowadzanie zamówień od dostawców i kompletowanie ich w już z poziomu programu magazynowego.
Często bolączką przedsiębiorstw jest to, że mimo posiadania programu komputerowego do zarządzania magazynem, to co jest w programie nie pokrywa się z rzeczywistością. Powody takiej sytuacji są różne jednak z reguły związane są one po prostu z bałaganem w miejscu pracy, wynikającym z winy pracownika lub ewentualnie zbyt małej ilości miejsca. Jeśli chodzi o bałagan bardzo łatwo go wyeliminować wprowadzając system regałów.
Obecnie istnieje wiele firm, które oferują rozwiązania dostosowane do konkretnych branż. W ten sposób regały są maksymalnie funkcjonalne i znacząco usprawniają pracę magazynu.
Ciekawym uzupełnieniem wyposażenia miejsca składowania może być drukarka etykiet
To proste urządzenie pozwala na drukowanie etykiet w bardzo szybki sposób. Na rynku istnieje kilka firm zajmujących się produkcją tego typu drukarek.
Warto przyjrzeć się ofercie znanej firmy DYMO, która produkcją takich urządzeń zajmuje się od wielu lat. Firma posiada w swojej ofercie proste urządzenia do użytku domowego, ale również dużo bardziej zaawansowane przeznaczone do pracy w magazynach. Oznakowanie wszystkich półek i regałów za pomocą etykiet znacznie przyśpieszy proces poszukiwania produktów przez magazynierów.
