Od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić elektroniczne akta osobowe zamiast papierowych. Daje to szereg zalet, o których napiszemy poniżej. Przed nowelizacją ustawy wymagane były jedynie papierowe akta osobowe, jednak niektórzy pracodawcy prowadzili równolegle e-teczki dla większej wygody wyszukiwania informacji i bezpieczeństwa.
Wielu pracodawców ograniczało się jednak jedynie do papierowych teczek pracowniczych, a teraz chciałoby przejść na elektroniczną formę. Jak archiwizować akta osobowe pracowników w formie elektronicznej? Podpowiadamy.
Elektroniczne teczki pracownicze: zalety
Pracodawcy zatrudniający wielu pracowników powinni rozważyć elektroniczne akta osobowe. Programy do zarządzania takimi cyfrowymi dokumentami są coraz bardziej dostępne na naszym rynku oraz mogą być odpowiednio dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa.
Ich główną zaletą są zmniejszone koszta. E-dokumenty to obniżenie kosztów przechowywania dokumentów kadrowych, które w przypadku dużych firm, mogą zajmować wiele miejsca. Szczególnie, że akta osobowe pracowników należy przechowywać przez 10 lat (w niektórych wypadkach nawet przez 50 lat).
Kolejną ważną zaletą jest błyskawiczny dostęp do informacji oraz łatwość ich wyszukiwania. Programy służące do archiwizacji akt osobowych pracowników pozwalają na znalezienie informacji po słowach, tagach, datach, czy rodzajach dokumentów.
Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej skutkuje również jej uporządkowaniem oraz ujednoliceniem struktury akt. Wszystkie dokumenty przypisane są do konkretnego pracownika, co sprawia, że łatwo można sprawdzić, czy w systemie znajdują się wszystkie wymagane przepisami materiały.
Jak przejść na elektroniczne archiwizowanie akt osobowych pracowników?
Przejście na cyfrowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą wymaga zeskanowania wszystkich wcześniejszych dokumentów pracowników. Jest to dosyć pracochłonna część, jednak warto wykonać ją jak najszybciej.
Następnie, każdy skan należy zaopatrzyć w kwalifikowany podpis elektroniczny pracodawcy oraz e-pieczątką. W taki sposób zaopatrzone dokumenty są przechowywanie zgodnie z przepisami.
Warto również zauważyć, że skany dokumentów muszą mieć odpowiednią rozdzielczość. Odwzorowanie cyfrowe musi zostać wykonane z należytą starannością, która pozwoli na bezbłędne odczytanie dokumentów.
W przyszłości, a nawet już teraz, liczba dokumentów do skanowania będzie się zmniejszać. Na przykład wszystkie zwolnienia lekarskie wystawiane są już w formie elektronicznej. Pracodawca może je od razu przypisać do konta pracownika.
